1. Almennt

Landbúnaðarsafn Íslands á Hvanneyri gegnir því hlutverki að gera sögu og þróun íslensks landbúnaðar skil með því að varðveita gögn, gripi og aðrar minjar um hana, annast rannsóknir og fræðslu um viðfangsefnið. Safnið reiðir sig nánast alfarið á gjafir frá einstaklingum, stofnunum og samtökum en ræðst vissulega í söfnun á ákveðnum gerða gripa í tengslum við til dæmis rannsóknir og miðlun. Landbúnaðarsafnið tekur við munum eftir ákveðnu verkferli þar sem lagt er mat á gildi þeirra til varðveislu í samanburði við safnkost innanborðs sem og í öðrum söfnum. Það áskilur sér því rétt til að hafna gjöfum í samræmi við matsferlið eða vegna þess að safnið er ekki í stakk búið að varðveita viðkomandi grip.

2. Gripir

Við afhendingu gripa skulu engar kvaðir fylgja en í stöku tilfellum er gerður samningur um til dæmis viðhald tækja, afnot og skil síðar meir ef þannig ber undir. Þegar munur kemur inn til safnsins skal gefa út kvittun, undirrituð af starfsmanni safnsinss og þeim sem afhendir. Saga munarins er skrásett ef hún er vituð ásamt öðrum upplýsingum svo sem notkun og gildi fyrir varðveislu. Þegar tekið er við grip skal hann hreinsaður, skráður og búið um hann til geymslu eða sýningar. Athuga þarf þarfir viðkomandi munar til forvörslu og ef vafaatriði koma upp um ástand munar er rétt að safnvörður ráðfærir sig við forverði Þjóðminjasafnsins. Stærð griparins hefur einnig áhrif á staðsetningu hans í geymsluhúsnæðum safnsins og sjá frekar undir lið 4, Geymsluhúsnæði og gripir.

3. Gögn (frumgögn og stafræn gögn)

Þegar gögn eins og bréf, lýsingar á grip eða sögu hans, ljósmyndir, plaköt, númeraplötur og því um líkt er afhent safninu skal kvittun fylgja, undirrituð af starfsmanni safnsins og gefanda. Þegar tekið er við gögnum skal skrá þau í tengslum við þá gripi sem þeim fylgdi eða í skráningarformi sem hentar hverju og einu. Ljósmyndum og skriflegum upplýsingum (í pappírsformi) skal komið fyrir í skjalasafni safnsins þar sem gætt er að forvörslu þeirra með tilliti til efna þeirra í samræmi við Handbók um varðveislu safnkosts II bindi. Stafrænu efni er komið fyrir í gagnagrunn safnsins, bæði á innri vef Sarps sem og í tveimur afritum á mismunandi hörð drif. Ef aðstæður eru ekki ákjósanlegar fyrir gögnin ber safninu að koma þeim á öruggan stað, í samstarfi við Þjóðminjasafn Íslands eða viðkomandi Byggðasöfn sem hafa ákjósanleg varðveisluhúsnæði.

4. Geymsluhúsnæði og gripir

Þar sem Landbúnaðarsafnið tekur á móti gripum í mjög mismunandi stærðum þarf að huga að hvar best sé að staðsetja viðkomandi muni út frá forvörsluskilyrðum þeirra og húsnæðis. Stærri gripir eru afhentir í Refahús eða Halldórsfjós – allt eftir aðstæðum s.s. sýning eða þarfa til rýmis. Á móti minni munum er tekið við í anddyri Halldórsfjóss þar sem starfsmaður kemur þeim fyrir í því húsnæði eða Spennustöð eftir eðli munarins. Minni munir skulu vera innpakkaðir við afhendingu.